Il y a plus sexy comme sujet, mais il faut bien le dire : facturer ses clients revient à chaque fin de mois (et c’est tant mieux !). Même si tu n’es pas un féru d’administratif (les devis : très peu pour toi), tu auras à générer cette pièce comptable pour tes prestations : c’est incontournable. Et omettre des mentions obligatoires peut te coûter cher. Découvre tout ce qu’il faut savoir sur la facture du freelance, et tu auras la certitude d’être dans les clous !
1 – La facture du freelance : quelles particularités ?
La facturation est à réaliser par n’importe quel freelance, quel que soit son statut. Quoi ? Il y a plusieurs options lorsqu’on est indépendant ? Eh oui, on peut adopter l’un de ces régimes :
- EI (entreprise individuelle : on l’appelle très souvent micro-entreprise) ;
- EIRL (entreprise individuelle à responsabilité limitée) ;
- SASU (société à actions simplifiées unipersonnelle) ;
- EURL (entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée).
Entrer dans le détail de chaque statut ne serait pas forcément utile. L’idée, c’est plutôt de comprendre que le freelancing n’est pas un statut juridique, mais un mode de prestations. Ça signifie que tu proposes tes services à plusieurs clients et que tu n’es pas lié à eux par un contrat salarial.
Généralement, les freelances montent une micro-entreprise au démarrage. C’est très rapide à réaliser, et tu bénéficies d’un régime spécial quant aux calculs des charges.
➥ Pour en savoir plus sur le sujet, tu peux lire : Community Manager Freelance, le mode d’emploi pour démarrer. Un article qui peut parler à n’importe quel entrepreneur.
Revenons maintenant à la facture du freelance. Je te le confirme : tu es bon pour établir ces documents pour chacun de tes clients. C’est une obligation légale. À partir de ton immatriculation, avec ton numéro SIRET, cela devient indispensable.
Et c’est là que ton statut intervient. La structuration de ta facture doit être conforme aux obligations liées à ton appartenance juridique. Ici, on va principalement s’intéresser auxauto-entrepreneurs. Mais si tu as besoin d’en savoir davantage sur les sociétés, il te suffit de chercher sur Internet les particularités liées à ton format légal.
2 – Pourquoi établir des factures en tant qu’indépendant ?
D’accord, c’est obligatoire. Alors, autant facturer dans la joie et la bonne humeur 😄. Je vois pas mal d’avantages à la facturation en tant que freelance. Tout d’abord, cet intervalle administratif est un rendez-vous avec ton chiffre d’affaires.
C’est l’occasion de faire le point par rapport à tes objectifs. C’est le thermomètre de ton business. Un nombre croissant de factures à émettre : tant mieux, tu rentres de plus en plus de clients !
Et c’est sans compter sur la première facture que tu fais, la joie au cœur, en inscrivant un tarif qui monte. Ça fait toujours plaisir de franchir des paliers. Mais comme tu le sais, il peut aussi y avoir des baisses d’activité.
Ce n’est pas grave, au contraire. Tu constates que tu factures moins ce mois-ci ? Te voilà regonflé à bloc avec tes objectifs de prospection pour le mois suivant. Bref, la facture du freelance peut devenir ton allié. À toi les moments de satisfaction et les temps de prise de conscience pour agir.
Sinon, c’est aussi le bon moyen pour faire un minimum de comptabilié. En tant qu’indépendant, tu dois établir un livre des recettes. Attention, ce n’est pas de la cuisine ! Enfin, si : une bonne tambouille de chiffres.
Ne prends pas peur, il n’y a rien de compliqué. Il s’agit de faire un tableau comprenant les données sur tes ventes de prestations de services. Voici la liste des ingrédients à doser chaque mois :
- La date d’émission de facture ;
- Son numéro (à rapprocher également de la référence devis, si besoin) ;
- Le nom du client ;
- Le type de prestation ;
- La modalité d’encaissement ;
- Le montant ;
- La date d’acquittement de la facture.
Franchement : tu fais ça à chaque fin de mois, et tu seras au top du chiffre ! D’ailleurs, c’est très utile pour suivre ses encaissements, et faire des relances auprès de clients.
3 – Quelles mentions légales noter sur la facture ?
On est bien d’accord, on parle ici des informations à noter sur la facture du freelance en micro-entreprise. Pour les montages en société, il faudra chercher d’autres sources, car je ne m’y connais pas.
Voici la liste de toutes les mentions obligatoires devant figurer sur faire ta facturation :
- Tes coordonnées professionnelles ;
- Ton numéro SIRET ;
- Les coordonnées de ton client (son SIREN ou SIRET est un plus) ;
- La date de la facture ;
- Le numéro de la facture ;
- La prestation (date, type, volume) ;
- Le prix unitaire et le prix total hors taxe ;
- La même chose, TTC ;
- Les remises (si nécessaire) ;
- La date limite de paiement ;
- Les pénalités en cas de retard.
| Attention, une nouveauté pour les auto-entrepreneurs ! À partir du 15 mai 2022, l’EIRL et la micro-entreprise fusionnent pour devenir l’EI : l’entreprise individuelle (Décret N° 2022-725 du 28 avril 2022). Sur ta facture, mais aussi sur tes autres documents officiels, tu auras à insérer la mention « entrepreneur individuel » à tes coordonnées. Pourquoi, ce changement ? C’est plutôt une bonne évolution pour les indépendants. Avec cette loi, on fait la distinction entre le patrimoine personnel et le patrimoine professionnel chez les auto-entrepreneurs. Ce n’était pas le cas avant, et c’était limite en cas de dettes. |
4 – Quand envoyer ses factures à ses clients ?
Tout freelance est tenu de délivrer une facture à la date de livraison de sa prestation. Mais, pour des clients récurrents, ce serait difficile à tenir. Dans ce cas, on peut établir une facture pour une période donnée.
| 2 exemples de délai de facturation chez les freelances : Aline est web designer. Elle a travaillé pour un client en one shot sur une mission de rénovation de son site internet. Elle y a passé 15 jours, du 1er au 15 avril. Il est prévu qu’elle actualise le site par la suite, de façon ponctuelle. Dans ce cas, Aline envoie sa facture dès la mission achevée, le 16 avril. Erwan est community manager. Il collabore avec un client depuis un an maintenant. Il établit un planning mensuel pour la gestion des réseaux sociaux. Il s’agit d’une prestation récurrente. Erwan établit une facture périodique et l’envoie à son client à chaque fin de mois. |
5 – Faut-il un compte professionnel en entreprise individuelle ?
L’ouverture d’un compte professionnel n’est pas obligatoire en micro-entreprise. Par contre, un compte dédié est requis si tu dépasses 10 000 € de chiffre d’affaires, durant 2 années consécutives.
Un compte dédié est-il forcément un compte professionnel ? Non, tu peux aussi demander à ton banquier d’ouvrir un autre compte perso. Mais il peut refuser : dans ce cas, il te proposera un compte professionnel. Les frais bancaires sont plus élevés, mais il y a moyen de négocier 😉.
Beaucoup de freelances ignorent cette obligation, donc à bon entendeur… Le fait de séparer tes activités en 2 comptes permet une meilleure lisibilité de tes charges.
Dans ce cas, fournis tes coordonnées bancaires de compte dédié pour tes factures de freelance. Une fois que tu reçois ton paiement, il est tout à fait possible de faire un virement de ton compte pro vers ton compte perso pour procéder à ta rémunération.
Je trouve que c’est aussi un bon moyen de mettre de l’argent de côté pour :
- Provisionner les charges trimestrielles ;
- Financer des projets professionnels (salons, déplacements, site internet, etc.) ;
- Générer une enveloppe dédiée à la formation.
6 – Comment procéder pour la TVA en auto-entrepreneur ?
Les factures de freelance doivent mentionner le caractère applicable ou non de la TVA sur les prestations. Si ton chiffre d’affaires est inférieur à 36 500 € par an, tu n’es pas redevable de cette taxe. Au premier jour du mois de dépassement de ce seuil, tu entres dans le cadre de la TVA.
Si tu factures sans TVA, tu dois le faire savoir à ton client en apposant la mention : « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » (Source : impots.gouv.fr). Mention à retirer de tes factures dès que tu es assujetti.
7 – Comment faire sa facture de prestations ?
La fin du mois approche, tu as rassemblé toute ton activité pour attaquer tes factures. Comment procèdes-tu ? À l’ancienne, avec un modèle que tu as conçu, ou en mode 2.0 avec une solution clé en main ?
Il n’est pas obligatoire de recourir à un logiciel de facturation en tant que freelance. Toutefois, ça le deviendra peut-être un jour, car ça reste la meilleure façon de certifier les pièces comptables du circuit de vente.
C’est aussi un atout de taille pour éviter les erreurs de numérotation des factures. Au démarrage de son activité, on n’a pas la tête dans l’administratif, on est accaparé par l’idée de trouver ses premiers clients. Mais l’augmentation de la clientèle augmente le volume de factures.
Je pense qu’il est pertinent d’automatiser tout ce qui est secondaire au cœur de métier du freelance. Il doit pouvoir se concentrer sur la technique de son métier et sur la prospection. Alors, autant se faciliter la vie à l’aide d’un logiciel.
Pour débuter, tu peux toujours créer ton propre template, avec Canva par exemple. Sur l’application, il existe déjà de nombreuses solutions en tapant « facture ». Et si tu veux passer en logiciel, Zervant est facile à prendre en main.
Son avantage ? Une version gratuite pour la facturation de 5 clients. C’est une bonne occasion pour l’essayer. Ensuite, il faut compter 10 € pour gérer 30 clients. Sur un logiciel, il te suffit d’entrer les données relatives à ta vente, et la facturation est générée automatiquement avec une numérotation suivie.
8 – Peut-on déléguer la facturation ?
Et si tu gagnais encore plus de temps en déléguant cette tâche ? Dans le cadre d’une entreprise individuelle (ou micro-entreprise), la comptabilité s’en tient au strict minimum :
- Tenue d’un livre des recettes ;
- Facturation des clients ;
- Compte bancaire dédié (pour les CA de plus de 10 000 €).
Et… c’est tout. Par contre, si tu veux externaliser ces processus, seul un expert-comptable sera habilité à le faire. Ce type de prestation peut coûter cher. Un abonnement à un logiciel de comptabilité est moins onéreux.
Donc, impossible de recourir aux services d’une assistante virtuelle ou d’une secrétaire à distance. Elles ne sont pas en mesure de traiter tes pièces comptables.
9 – Comment archiver ses factures en tant qu’entrepreneur ?
Eh oui, tous les documents comptables s’archivent, et pour longtemps. Alors autant s’y prendre de la bonne façon dès le démarrage. Plusieurs critères sont à considérer, à commencer par le format.
À partir de 2024, la facture électronique sera à privilégier pour les entreprises françaises : transition numérique oblige ! Donc, je te propose que l’on mette de côté le format papier, très peu utilisé par les freelances (en plus !).
Qu’est-ce qu’on entend par facture électronique ? Il s’agit d’un document qui a été conçu, émis et reçu sous forme numérique. Une facture de freelance enregistrée au format PDF et envoyée ainsi, est considérée comme facture électronique.
Niveau timing, ça se complique. La durée de conservation des factures diffère selon le type de législation (Code du Commerce, Code Général des Impôts). On ne va pas entrer dans le détail ici.
Mais qui peut le plus, peut le moins. Le maximum trouvé dans les textes, c’est 10 ans. Donc, j’aurais tendance à conseiller cette durée. Une fois de plus, un logiciel de comptabilité est un bon atout pour archiver. Les données sont conservées sur serveur : inutile d’alourdir ton espace de stockage bureau.
10 – Comment gérer un litige sur la facture ?
Le principal risque en tant qu’entrepreneur est de ne pas être payé. En général, il suffit de relancer gentiment pour que tout rentre dans l’ordre : nos clients sont débordés ou procrastinent.
Si tu tombes sur un client peu scrupuleux, aux abonnés absents dès que tu cherches à la contacter : il existe des solutions. La principale consiste à lancer une procédure d’injonction à payer auprès du Tribunal de Commerce.
Pour cela, il faudra prouver ta bonne foi en fournissant des preuves pour éclairer le Juge (facture, contrat). S’il donne son feu vert, ton client sera contraint de régler ta facture par voie d’huissier de Justice.
La démarche est réalisable en ligne sur le site du Service Public. C’est gratuit pour les recouvrements inférieurs à 5 000 €. Je ne souhaite à personne ce type de démarche, mais il vaut mieux avoir les infos.
11 – Comment bien facturer en freelance ?
En tant que freelance, tu as des particularités à prendre en compte. Il est important de respecter tes obligations, mais à toi de trouver de la liberté dans ce cadre.
En fait, la facture doit faire partie de ton système entrepreneurial, et non l’inverse. On va prendre un sujet majeur pour le freelance : son offre de prestations. Sur Internet, tu trouveras un tas d’articles « bateaux » te conseillant notamment d’indiquer ton taux journalier moyen sur ta facture de freelance.
C’est faux, et cela peut te jouer des tours dans ton business. La loi te demande d’intégrer un prix unitaire sur ta facture ? Eh bien, une offre globale sous forme forfaitaire est un prix unitaire. Bref, il faut aussi que la facture puisse servir ta cause.
Ce qu’il faut retenir
Dans cet article, tu disposes de tous les éléments à connaître pour établir des factures de freelance. Au-delà des indications légales, le sujet pose la question du business du freelance.
Chacun doit trouver sa logique en partant de son offre auprès des prospects, jusqu’à l’étape de la facture du client. Et toi, quel est ton système en tant que freelance ?
Si tu ne le sais pas encore, je t’invite à télécharger ma Formation Gratuite pour faire décoller ton activité. Elle s’adresse aux community managers, mais n’importe quel freelance peut s’y retrouver !
À très vite,
Aurélien
