L’ouverture de ton agenda te donne des sueurs froides ? Si tu souhaites le refermer immédiatement, prends le temps de lire ces 7 astuces à maîtriser pour comprendre comment bien gérer son temps de CM freelance. Après cela, plus d’excuses dans ton organisation. Bien-être au travail garanti !
1 – Adopter une méthode adaptée au métier de CM freelance
S’organiser en tant que CM freelance
Les moteurs de recherche regorgent de méthodes pour organiser au mieux son travail au quotidien, mais quelle est la meilleure façon de procéder lorsque l’on est CM freelance ?
En tant que community manager freelance, tu as deux éléments essentiels à gérer : la partie technique du métier en animation de réseaux sociaux, et la partie entrepreneuriale pour développer ton business.
Il te faut donc une méthode qui puisse allier ces deux aspects, selon un procédé unique, pour éviter de dédoubler les plannings. Pour cela, la méthode GTD (Gettings Things Done) peut te rendre bien des services pour gérer ton temps en CM freelance.
5 étapes à appliquer pour une organisation idéale en CM freelance
Créée par David ALLEN en 2001, cette méthode décrit une démarche à suivre pour gérer ses priorités au quotidien. Le principe est très simple :
- Noter (sur le papier ou sur une application de type Todoist), tout ce qui te vient en tête ;
- Trier les idées : ce qui prend moins de 2 minutes et qui t’incombe, doit être fait immédiatement ;
- Séparer les tâches qui incombent à d’autres, via une liste de délégations ;
- Planifier ce qui prend plus de 2 minutes et qui te revient ;
- Créer une autre liste dédiée aux inspirations, qui ne sera pas à planifier dans l’immédiat.
En une méthode unique, tu as la possibilité d’organiser tout ton plan d’action : de la tâche la plus exécutive, à tes projections à long terme pour ton business. L’astuce qui rend la méthode unique repose sur le fait de partir de tes idées « pêle-mêle ». Et tu peux procéder de cette façon à chaque idée.
Générer ton planning ainsi que celui de tes collaborateurs est un atout indéniable : tu as la possibilité de générer ton planning de délégation. La méthode de la ToDoList s’avère infructueuse à elle seule : tu as besoin d’une organisation plus dynamique, à l’image de ton activité.
2 – Délimiter le périmètre de l’agenda de freelance
Le métier de community manager freelance oscille entre les récurrences et les imprévus. Alors, autant planifier tout ce qui est prévisible. C’est aussi une bonne façon de visualiser le temps alloué à la partie technique, ainsi qu’à l’entrepreneuriat.
Trouver le bon tempo pour planifier son activité en community management
Avant de te lancer à corps perdu sur Google Agenda, sur quelle période comptes-tu le réaliser ? Trouve la fréquence qui te convient pour éviter de retoucher ton calendrier en permanence : il n’y a rien de pire pour se sentir débordé et voir sa charge mentale augmenter !
La planification au mois est généralement utilisée en community management, via les plannings éditoriaux notamment. Le mois est également utilisé pour toute la partie gestion : facturations des clients, déclarations, règlement des charges, etc.
Définir les échéances récurrentes
Utilise la même unité de temps pour planifier l’ensemble de tes activités : ce sera plus lisible et tu pourras disposer d’un cadre unique pour voir progresser tes objectifs. Pour la partie technique de ton travail : façonne ton activité avec tes grandes échéances ponctuant chaque mois. Définis un maximum de dates fixes pour ancrer tes habitudes professionnelles. Par exemple : le planning éditorial le 15 du mois, l’analyse des KPI le 5 du mois, etc.
Définis des périodes consacrées à la gestion et à l’entrepreneuriat : une journée fixe de gestion en fin de mois, des créneaux anticipés pour contacter des prospects, par exemple.
3 – Alterner les tâches en fonction de sa productivité
Tu te sens une bête de travail au saut du lit ? Eh bien, tu es l’exception qui confirme la règle. Un petit détour vers la science pour t’expliquer ? En fait, le rythme de productivité chez les êtres humains répond à un schéma assez précis.
La matinée est la période la plus productive, avec un pic de 11h à 13H. Attention : le pic suivant aura lieu aux alentours de 15H-16H : privilégie les tâches plus exécutives en début d’après-midi. En fin de journée, c’est la productivité physique qui sera au rendez-vous : un petit tour au sport pour recharger les batteries ?
En bref, nous ne sommes pas dotés de la même attention tout au long d’une journée. Utilise ces connaissances en atout pour gérer ton temps de CM freelance en fonction du niveau d’attention requis. Chaque jour, privilégie les tâches créatives le matin (création de contenus par exemple), dédie le début d’après-midi à la gestion de tâches nécessitant peu d’attention (mails, etc.). Enfin, donne tout en fin de journée, avec tes appels clients ou prospects.
4 – Bien estimer son temps de travail de CM Freelance
Analyser ton activité selon la Loi de Pareto
As-tu déjà entendu parler de la Loi de Pareto ? Cet outil d’analyse très puissant gagnerait à être connu des CM freelances. Pour quelles raisons exactement ? Une démonstration pour te convaincre.
Issu de recherches des économistes Pareto et Juan en 1954, le principe de Pareto consiste à adopter la règle suivante : 80 % des effets sont produits par 20 % de causes. Adopté à la gestion du temps, cela signifie que 80 % de tes résultats sont basés sur 20 % de ton travail. Incroyable, non ?
Automatiser et batcher les contenus
Comment appliquer le principe de Pareto au quotidien en tant que CM freelance ? Les domaines d’application sont vastes et mériteraient un article entier (au bas mot). Cependant, la première idée consiste à l’appliquer au quotidien dans ta façon de travailler.
En fait, utiliser cette règle va te permettre d’aller à l’essentiel. Si tu penses au fait que seulement 20 % de tes tâches quotidiennes donnent lieu à 80 % de tes résultats : la bonne question à se poser sera de définir quelles sont les tâches qui font partie des 20 %.
De la même façon, on peut estimer que le batching de contenu se rapproche grandement du principe de Pareto. Tu peux segmenter ton activité en lots de tâches et en prévoir la réalisation sur une même période.
Déléguer les tâches moins motivantes
J’en arrive bien entendu au principe de délégation. Afin de gérer au mieux ton temps en tant que CM freelance, tu as tout intérêt à déléguer les tâches chronophages et peu motivantes pour toi. Et c’est là qu’il faudra réfléchir à ce qui te motive le plus dans ton métier.
Certains auront envie de déléguer les opérations courantes de gestion et d’administration à une assistante virtuelle. D’autres CM freelances auront besoin de confier à quelqu’un la rédaction des posts. Si tu rencontres des difficultés en prospection et que tu n’aimes vraiment pas ça, pourquoi ne pas recourir aux services d’un commercial ? Je te détaille ce principe encore peu utilisé dans cette vidéo.
5 – Accepter les périodes creuses et les imprévus
Ok, donc on a fait un bon tour de piste sur les principes d’optimisation. Mais où est la vraie vie du CM freelance dans tout ça ? Parce que tout n’est pas réglé comme du papier à musique, l’astuce ultime est de naviguer entre la maîtrise et le lâcher-prise.
Un planning surbooké n’est plus un gage de crédibilité, bien au contraire. Ton métier demande une bonne dose de créativité, qu’il faut alimenter par des périodes vides pour te ressourcer professionnellement, trouver de l’inspiration.
Par ailleurs, l’activité de freelance est parfois ponctuée par des périodes de creux. Ceci n’est pas une fatalité : tu peux transformer ces périodes en opportunités pour ton business, et en profiter pour redéfinir ton client cible, te former pour élargir tes compétences, etc.
6 – Accorder du temps à ses propres réseaux sociaux
La dimension communication est incontournable dans l’activité du CM freelance, à commencer par la relation avec tes clients. Ne sous-estime pas le temps nécessaire pour définir et suivre une stratégie avec tes clients.
La plus grande difficulté en tant que CM freelance reste la répartition du temps passé entre les prestations pour tes clients et le travail autour de ton business. L’alimentation de tes réseaux sociaux peut être rapidement reléguée au second plan si tu n’y prends pas garde. Pourtant, c’est ta vitrine pour prospecter.
7 – Utiliser des outils en social media management
Il existe une très grande variété d’outils utilisés en community management, à tel point qu’il est impossible de tous les connaître. Un outil est un moyen au service d’une finalité.
Je te conseille donc d’évaluer quelles sont tes priorités dans ton organisation avant de t’inscrire sur les différentes plateformes d’abonnement. Voici une liste (absolument pas exhaustive) des outils à adopter selon tes objectifs.
Les outils du CM pour créer des contenus
Pour créer tes visuels, rien de tel que le logiciel Canva : facile à prendre en main et disposant d’un accès gratuit tout à fait satisfaisant. La vidéo a le vent en poupe, donc une application de montage dédiée au mobile est une option intéressante. Powerdirector ou Inshot font bien l’affaire.
Les outils pour organiser sa veille en community management
Les logiciels Feedly, Scoop It ou Mention sont de bons canaux de veille concurrentielle et permettent de t’informer des actualités liées aux sujets que tu auras sélectionnés au préalable.
Les outils pour gérer les réseaux sociaux
Chaque média social dispose de ces outils socles pour l’animation des communautés. Citons Later pour planifier les posts sur Instagram, ou Tweetdeck pour gérer les tweets. Si tu cherches une solution adaptée aux différents réseaux sociaux, Hootsuite te donnera satisfaction.
Les outils pour organiser son travail de CM freelance
La base de la base : un agenda ! En format papier ou électronique avec Google Agenda, tu seras assuré du fait de ne rien oublier (à condition de le remplir).
Il existe différents logiciels collaboratifs de planification. Ces applications peuvent te faire gagner du temps si tu les partages avec tes clients, pour suivre le déroulé d’un planning éditorial et inscrire des annotations. Différents outils tels que Trello, Notion, ou Clickup sont très plébiscités aujourd’hui. À toi de tester pour évaluer ce qui est le plus efficace pour toi.
Ce qu’il faut retenir
Comment gérer au mieux son temps en tant que CM freelance ? Avec ces 7 astuces, tu professionnalises ton organisation du travail, mise à rude épreuve entre l’animation des réseaux pour tes clients et ton rôle d’entrepreneur. Voici un récapitulatif pour en finir avec le cercle vicieux du stress :
- Adopter une méthode adaptée au métier de community manager ;
- Délimiter le périmètre de l’agenda de freelance ;
- Alterner les tâches en fonction de sa productivité ;
- Bien estimer son temps de travail de CM freelance ;
- Accepter les périodes creuses et les imprévus ;
- Accorder du temps à ses propres réseaux sociaux ;
- Utiliser des outils en social media management.
Et si tu veux en savoir plus sur le métier de CM freelance, je t’invite à télécharger mon Pack Formation : tu y découvriras encore plein d’autres astuces !
À très vite,
Aurélien
