Déléguer en tant que Community Manager et gagner un temps fou !

Combien de clients peut-on gérer à la fois en tant que community manager indépendant ? Au début, la montée en puissance de l’activité ne pose pas de problème, mais il existe un palier à partir duquel le travail se complique. Dans ce cas, quelle est la solution ? Faut-il se résigner et revoir ses objectifs à la baisse en refusant des contrats, ou est-il possible de se partager les tâches avec d’autres ? Découvre ici comment déléguer en tant que community manager et gagner un temps fou !

➦ La réponse en vidéo (vidéo issue de ma chaîne Youtube) :

1 – Pourquoi déléguer en tant que community manager ? 

Déléguer dans le cadre professionnel, qu’est-ce que cela signifie ? C’est tout simplement l’idée de confier une mission ou une tâche à un autre professionnel. On peut attribuer ce travail à une personne d’une société : c’est exactement le modèle du salariat. 

On délègue une tâche à partir du moment où l’on remplit ces 3 conditions :

• La personne à qui on confie la mission doit avoir les moyens pour y parvenir (matériel et compétences) ;

• La mission déléguée doit être partielle, par rapport à l’activité globale réalisée ;
• En acceptant une délégation, le professionnel en assume également la responsabilité relevant de la tâche.

Créations des contenus, calendrier de publications, réponses aux commentaires, recherche d’influenceurs, etc. : le métier de CM est tel qu’il a rapidement besoin d’être épaulé au quotidien. La voie privilégiée reste le recours aux prestataires de services.

2 – Est-il possible de déléguer en tant que freelance ?

Un statut d’auto-entrepreneur, et on pense à un travail en solo. Mais il est tout à fait permis de déléguer une partie de son activité à d’autres personnes, qui sont souvent freelances d’ailleurs.

Faire appel à des prestataires de service ne changera rien au statut de freelance. Pas besoin de se transformer en société, donc c’est très facile à réaliser au niveau administratif. 

En fait, les prestataires agissent de la même façon que toi auprès de tes clients, en te fournissant une facture suite à une commande de ta part. On verra ensuite comment gérer l’incidence financière des prestations extérieures sur ton tarif auprès de tes clients.

3 – À partir de quand déléguer la gestion des réseaux sociaux ?

Généralement, quand on lance notre activité de CM freelance, on n’imagine pas que l’on se posera cette question un jour. On est plutôt accaparé par la prospection de clients, l’idée de se faire connaître.

Mais un jour, cette question va te rattraper. Ton corps, ou ton entourage vont parler pour toi. Quels sont les signaux qui alertent sur le besoin de lever le pied dans ton job ? Tu seras tellement content d’avoir trouvé tes premiers clients, que tu n’y prêteras pas attention au début. Mais tu vas commencer à avoir des journées « à rallonge ».

Je l’ai moi-même vécu, et ce n’est vraiment pas simple de sentir le moment où ça bascule dans le trop, surtout quand on est passionné par son métier. Tu ajoutes à cela le nez rivé en permanence sur les réseaux des clients : c’est le combo gagnant pour dériver sans le voir.

Un coup de bourre, ça peut arriver. Mais si tu vois que tu annules souvent tes rendez-vous avec tes amis pour finir un job, ou si tu délaisses la salle de sport qui te faisait décompresser : alors, il est temps de déléguer en tant que community manager.

Autre point sensible : si tu parviens difficilement à respecter les délais de livraison de tes clients, c’est qu’il y a un problème. Un retard très exceptionnel, dû à des circonstances extérieures, ça passe. 

Mais si tu constates que tu es quotidiennement à la bourre dans la production de tes contenus, quelque chose est déséquilibré. Tu peux aller voir du côté de la gestion de ton temps en tant que CM. Mais si cela se reproduit, cela signifie que tu as probablement besoin de passer le relai sur certaines tâches chronophages.

4 – Quel risque si on ne délègue en community management ?

Avec le recul, je vois difficilement comment ne pas déléguer en tant que community manager. Prenons un exemple précis, pour bien planter le décor. Tu es freelance depuis quelques mois. Ton activité bat son plein, et tu gères les réseaux sociaux de 5 clients actuellement.

Alors oui, il existe des outils pour que le CM planifie ses posts à l’avance. Mais on ne peut jamais prévoir tout ce qui peut se produire au niveau des échanges avec les communautés. Sans compter sur les heures de travail.

La partie conversationnelle est réalisée au moment où les abonnés sont disponibles, en soirée ou en week-end. Mais c’est ce scénario X 5 qui va se produire pour toi. Raisonnablement, gérer seul autant de comptes est juste impossible.

Ton business a besoin que tu recharges les batteries chaque jour. Sinon, comment feras-tu pour penser à la stratégie de tes clients, rester disponible pour eux. En gros, pour fidéliser tes clients, tu as besoin d’être au top de ta forme. 

Tu es ta meilleure garantie pour développer ton activité. Il est donc important que tu préserves ta santé, en équilibrant ta vie personnelle et ta vie professionnelle. D’ailleurs, c’est pour cela que tu as choisi de devenir CM freelance.

5 – Quels sont les freins à la délégation de missions CM ?

Je peux comprendre qu’il y ait des freins à l’idée de déléguer en tant que community manager freelance : je suis passé par là… On a souvent opté pour la liberté et l’indépendance avec ce métier.

On n’a pas forcément envie de devoir rendre compte à un supérieur hiérarchique, mais l’inverse est également vrai. Les problèmes d’employeur devant gérer des équipes, en plus de leur cœur de métier, c’est difficile. Ce n’est pas parce qu’on est CM que l’on est manager tout court. 

À cela, je répondrais 2 choses. D’abord, le fait de déléguer une mission à un prestataire de service n’a rien à voir avec l’embauche d’une personne. Bien entendu, tu engages ta responsabilité sur l’ensemble du projet auprès de ton client, mais tu ne la portes pas sur le plan de ressources humaines.

Cela signifie que si tu n’es pas satisfait de la qualité de prestation d’une personne, tu peux mettre fin à votre collaboration du jour au lendemain. On peut éviter ce genre de situation, et on verra comment dans la suite, mais au moins, c’est rassurant. 

Ensuite, travailler avec des prestataires présente des avantages qui vont au-delà de la délégation. C’est un très bon moyen de ne pas rester isolé dans son travail quotidien. Tu peux y voir une opportunité de porter des missions sur un mode collectif et collaboratif, même si tu restes le porteur de projet auprès du client.

6 – Que peut-on déléguer en community management ?

En tant que CM freelance, tu disposes de deux volets distincts dans ton métier :

• La partie technique, tournée vers la production pour les réseaux sociaux ;
• La vente des services de ton entreprise (même si tu es seul).

Je te conseille de déléguer uniquement ce qui touche à la production. C’est l’aspect le moins stratégique pour développer ton business. Il y a beaucoup de CM sur le marché, mais le gros facteur différenciant est la compétence entrepreneuriale. 

Pour gagner du temps au quotidien, mise sur les activités chronophages. Typiquement, la création de contenus et la modération sur les plateformes prennent beaucoup de temps. Ce sont également des tâches répétitives. 

Enfin, pense à des tâches qui sont spécifiques, que l’on peut expliquer clairement à une autre personne, et dont on peut évaluer le résultat facilement. Le gain de temps réalisé grâce aux délégations doit être redistribué sur des missions stratégiques.

7 – À qui déléguer la gestion des réseaux sociaux ?

C’est une question hyper importante, car la clarté de tes attentes va rendre ces collaborations fructueuses. Puisque tu ne vas pas déléguer les axes stratégiques, tu as besoin de t’entourer de personnes qui sont  :

• spécialisées dans un domaine spécifique, ou ;
• généralistes pour réaliser des tâches très récurrentes.

Les profils spécialisés sont des personnes disposant de compétences pointues sur un aspect nécessaire pour le community manager. Ça peut être un graphiste, un monteur vidéo, etc. Ce sont des professionnels créatifs, réalisant des missions de façon assez autonome.

Mais tu peux aussi avoir besoin de profils exécutant des actions quotidiennes qui sont beaucoup plus simples, mais qui prennent du temps. Par exemple, réaliser une routine d’engagement n’a rien de sorcier. C’est une tâche très accessible, mais elle a toute son importance, car elle fait partie d’une stratégie d’ensemble.

Pour trouver les prestataires de tes rêves, il existe différents moyens : 

• Recourir à des plateformes freelances ;
• Utiliser les groupes professionnels sur les réseaux sociaux ;
• En parler autour de soi (le bon vieux bouche à oreille).

8 – Comment bien déléguer en tant que CM ?

Pour bien déléguer en tant que community manager, plusieurs facteurs seront déterminants. Il faut d’abord que tu sois prêt dans ta tête. Déléguer, ça s’apprend, et c’est en te lançant dans la démarche que tu pourras lâcher prise. Voir une personne réaliser ce que l’on faisait seul avant n’a rien d’évident.

Ensuite, pense à établir un brief bien clair. La mission doit être décrite de la façon la plus précise possible, et il faut d’emblée lever toute ambiguïté pour le prestataire. Il est important qu’il dispose de toutes les informations nécessaires pour mener à bien sa mission.

Si tu n’es pas satisfait d’un rendu, commence par te demander si la personne avait tout ce qu’il lui fallait pour réaliser correctement sa mission. Les éternels insatisfaits existent, mais les raisons sous-jacentes ne sont pas toujours du côté des prestataires 😉.

Comme pour n’importe quel job, une phase test est la bienvenue. C’est l’occasion de te rendre compte de votre niveau d’entente (on n’est pas fait pour travailler avec tout le monde). En plus, ça te permet d’évaluer la qualité du service rendu.

9 – Comment calculer ses tarifs avec les prestataires ?

Qui dit prestataire, dit augmentation de tes tarifs. Tu n’es plus seul à facturer auprès du client, mais ce montage a l’avantage de proposer une stratégie social media plus complète, avec des délais bien tenus, sans stress. C’est le moment d’évaluer la marge que tu veux réaliser sur ton chiffre d’affaires. Ce point de départ permet ensuite de fixer les tarifs de tes prestataires. 

Bien entendu, puisque tu n’es plus seul, tu as toute latitude pour repenser tes objectifs en termes de revenus. Pourquoi ne pas augmenter le volume de clients ? C’est maintenant réalisable.

Je te rassure : ça se fait souvent dans le temps. Au début, tu t’inities à la délégation. Je suis certain que tu en seras satisfait, car tu vas de nouveau souffler. Si en plus, tu as la chance de travailler avec des collaborateurs avec qui tu t’entends bien, ces prestations seront durables. Démarre simplement avec une ou deux personnes, pour tenter l’aventure : tu n’as rien à perdre.  

➥ À LIRE AUSSI : Comment fixer son tarif de CM freelance ?

Ce qu’il faut retenir

Même si cela te semble impossible actuellement, j’espère que tu auras perçu tout l’intérêt de déléguer en tant que community manager. Tu gagneras un temps fou, et ce sera aussi l’occasion pour toi de faire évoluer ton business, en allant de l’avant sur l’entrepreneuriat, mais sans prise de risque.

Envie d’aller plus loin dans la vision entrepreneuriale du community manager freelance ? Je t’invite à te former sur cet aspect précieux du métier exercé en freelance. Pour cela, pense à télécharger ma formation gratuite : un condensé simple et pragmatique pour atteindre rapidement tes objectifs.

À très vite,

Aurélien